งานทำบัญชีเป็นงานที่ต้องอาศัยความละเอียดอ่อน รอบคอบ และซื่อสัตย์ งานบัญชีเป็นงานพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับในระดับครัวเรือนและธุรกิจทุกประเภท โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำธุรกิจแล้วนั้น งานบัญชีมีความจำเป็นทั้งในเรื่องการตรวจสอบรายจ่าย รายรับ งบประมาณและยังมีผลต่อการยื่นภาษีให้กับสรรพากรอีกด้วย
นอกจากความสำคัญของการทำบัญชี ทางผู้ประกอบการสามารถนำใช้ 5 เคล็ดลับที่ช่วยให้เราจัดการงานบัญชีแบบมืออาชีพ ดังนี้
1. ทำหัวตารางบัญชีที่เข้าใจง่าย
การทำหัวตารางที่ละเอียด มีข้อมูลสำคัญครบถ้วนและเข้าใจง่ายคือจุดเริ่มต้นของการทำบัญชีอย่างเป็นระบบ เพราะยิ่งหัวตารางของเราออกแบบมาละเอียดเท่าไร การตรวจสอบหาข้อมูลบัญชีก็ยิ่งง่ายและเป็นระเบียบ โดยรายละเอียดสำคัญที่ต้องมี เช่น วันที่ รายการรับเงินสด/เช็ค ผู้จ่ายเงินสด/เช็ค คำอธิบายหรือหมายเหตุ รายรับหรือรายจ่าย เป็นต้น
2. บันทึกรายการบัญชีอย่างต่อเนื่องตามลำดับ ไม่สลับลำดับไปมา
การรับทำบัญชีต้องบันทึกรายการตามลำดับที่เกิดขึ้น ไม่ข้ามไปมาหรือสลับลำดับเวลาของเหตุการณ์ต่างๆ เพื่อป้องกันความสับสนและเพื่อความแม่นยำในการตรวจสอบย้อนหลัง เพราะตัวเลขหรือเหตุการณ์บางอย่างอาจมีความเกี่ยวข้องกันตามลำดับเสมอ
3. หากมีการแก้ไขต้องลงชื่อกำกับด้วยเสมอ
ไม่ว่าจะเป็นการทำบัญชีด้วยการเขียนลงสมุดหรือทำในโปรแกรมคอมพิวเตอร์ หากมีการปริ้นท์เอกสารและแก้ไขจะต้องลงชื่อกำกับทุกครั้งเพื่อให้ตรวจสอบได้ว่าแก้เมื่อไรและโดยใคร เพราะเมื่อเกิดข้อผิดพลาดหรือต้องการตรวจสอบย้อนหลังจะสามารถตามได้ว่าใครเป็นผู้แก้ไขบัญชี
4. แยกหมวดหมู่เอกสารให้เป็นระเบียบ
งานบัญชีมีเอกสารหลากหลายที่ต้องเก็บและคัดแยก ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับหรือจ่ายเงิน แฟ้มประวัติลูกหนี้ ใบเสร็จที่ออกให้ลูกค้า แฟ้มเจ้าหนี้ เป็นต้น เพราะฉะนั้นควรคัดแยกและเก็บเอกสารในหมวดหมู่เดียวกันให้เป็นระเบียบ อาจใช้ระบบจัดเก็บตามวันที่หรือตัวอักษรเข้ามาช่วย หากมีบัญชีที่ต้องอ้างถึงเอกสารอะไรก็ต้องจดบันทึกให้ชัดเจนทุกครั้งด้วยเพื่อใช้ในการอ้างอิง
5. ทำการสรุปบัญชีทุกเดือน
ทุกๆ สิ้นเดือนให้ทำการสรุปบัญชีทุกครั้ง ซึ่งเคล็ดลับข้อนี้นักบัญชีทุกคนต่างรู้ดี เพราะการสรุปบัญชีจะช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมของรายรับรายจ่ายแต่ละเดือนได้ชัดเจน และทำให้สามารถวางแผนการใช้จ่ายในเดือนต่อๆ ไปได้ดีขึ้น
การทำบัญชีมีประโยชน์ไม่ว่าจะเป็นการทำเพื่อดูแลงบประมาณภายในบ้านหรือรายรับรายจ่ายของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราทำธุรกิจที่ต้องการความเป็นระบบระเบียบและสร้างธุรกิจแบบมืออาชีพ การทำบัญชีจะเข้ามามีบทบาทอย่างมากทั้งเพื่อดูแลงบประมาณต่างๆ และในทางกฎหมาย ผู้ประกอบการและนักบัญชีจึงจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับการทำบัญชีอย่างถูกต้อง